Kebijakan Privasi

1. Tentang kebijakan ini

Kebijakan Privasi ini menjelaskan cara CV Bulung Gadung (“kami”) memproses data pribadi melalui Arkantara, platform manajemen sekolah berbasis web. Kebijakan ini berlaku untuk situs platform, situs setiap sekolah, dan domain kustom sekolah yang memakai Arkantara.

Kebijakan ini disusun dengan merujuk pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Istilah pengendali data pribadi, prosesor data pribadi, dan subjek data pribadi mengikuti pengertian dalam undang-undang tersebut.

2. Peran sekolah dan peran kami

Setiap sekolah yang berlangganan adalah pengendali data pribadi atas data yang dikelolanya di Arkantara, misalnya data siswa, wali, pegawai, nilai, absensi, keuangan, dan dokumen. Sekolah menentukan data yang dicatat, siapa yang boleh mengaksesnya, dan berapa lama data itu disimpan. Untuk data tersebut kami bertindak sebagai prosesor data pribadi: kami memprosesnya hanya untuk menjalankan layanan sesuai perjanjian dan instruksi sekolah.

Kami adalah pengendali data pribadi atas data yang kami kumpulkan untuk menjalankan platform itu sendiri: data kontak dan tagihan sekolah pelanggan, akun pengelola platform, permintaan demo, catatan dukungan, serta log keamanan platform.

Bila Anda siswa, wali, pegawai, atau calon siswa, ajukan pertanyaan tentang data Anda lebih dulu kepada sekolah yang bersangkutan.

3. Data yang diproses

Jenis data yang diproses bergantung pada modul yang dipakai sekolah dan data yang diisi oleh sekolah atau pengguna:

• Akun pengguna: alamat email, kata sandi yang disimpan dalam bentuk hash (bukan teks aslinya), preferensi bahasa dan tema, perangkat verifikasi dua langkah dan passkey, serta ID akun Google bila Anda menghubungkannya.
• Identitas yang dicatat sekolah: nama, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, NIK, NIS dan NISN, alamat, nomor telepon, email, foto, hubungan wali dengan siswa, serta data kepegawaian.
• Kegiatan sekolah: absensi termasuk izin dan keterangan sakit beserta lampirannya, jadwal, nilai dan rapor, tugas, jawaban ujian, catatan bimbingan konseling, pelanggaran dan prestasi, ekstrakurikuler, perpustakaan, transportasi, dan kantin.
• Keuangan: tagihan dan pembayaran sekolah, beasiswa, tabungan siswa, saldo kantin, serta penggajian pegawai termasuk nomor rekening bank.
• Komunikasi dan dokumen: pesan chat, pengumuman, notifikasi, surat, dan berkas yang diunggah.
• Formulir publik: data calon siswa dan wali beserta dokumennya pada pendaftaran PPDB, data alumni yang mendaftar dengan persetujuannya, dan data kontak pada permintaan demo (nama sekolah, nama dan jabatan, email, telepon, kota, jumlah siswa, dan pesan).
• Data teknis dan keamanan: alamat IP dan user agent pada sesi masuk dan log audit, serta catatan aktivitas ujian berbasis komputer (misalnya berpindah tab atau keluar dari layar penuh) untuk menjaga kejujuran ujian.

Kami tidak mengumpulkan lokasi GPS. Presensi dengan kode QR tidak memakai data lokasi.

4. Data anak

Sebagian besar siswa adalah anak. UU PDP mewajibkan pemrosesan data anak diselenggarakan secara khusus dan dengan persetujuan orang tua atau wali. Sekolah, sebagai pengendali data, bertanggung jawab memastikan dasar pemrosesan yang sah, termasuk persetujuan orang tua atau wali bila diperlukan, sebelum mencatat data anak di Arkantara.

Formulir PPDB diisi oleh calon siswa bersama orang tua atau walinya. Kami tidak memakai data anak untuk iklan, pemasaran, atau pembuatan profil di luar keperluan sekolah.

5. Tujuan pemrosesan

• Menyediakan dan menjalankan layanan sesuai perjanjian dengan sekolah, termasuk modul yang dipilih sekolah.
• Mengamankan layanan: mengautentikasi pengguna, mencegah penyalahgunaan dan percobaan masuk berulang, serta mencatat log audit.
• Mengirim email dan notifikasi yang berkaitan dengan layanan, seperti konfirmasi akun, undangan, pengaturan ulang kata sandi, pengingat, dan pengumuman dari sekolah.
• Mengelola langganan, tagihan, dan pembayaran.
• Menanggapi permintaan demo dan permintaan dukungan.
• Memenuhi kewajiban hukum dan permintaan sah dari otoritas yang berwenang.

Kami tidak menjual data pribadi, tidak menampilkan iklan, dan tidak memasang pelacak analitik pihak ketiga.

6. Penyedia layanan pihak ketiga

Kami memakai penyedia berikut untuk menjalankan layanan. Setiap penyedia hanya menerima data yang diperlukan untuk fungsinya:

• Cloudflare: jaringan pengiriman dan perlindungan yang dilalui seluruh lalu lintas situs, penyimpanan berkas privat (R2), verifikasi anti-bot Turnstile pada formulir masuk dan formulir publik (menerima token verifikasi dan alamat IP), serta pengelolaan domain kustom sekolah.
• Resend: pengiriman email (alamat penerima, subjek, dan isi email).
• DOKU: pembayaran daring bila diaktifkan sekolah, serta pembayaran tagihan langganan. DOKU menerima jumlah dan nomor tagihan, nama dan ID siswa atau sekolah, serta email pembayar. Data kartu dan rekening pembayaran Anda dimasukkan langsung di halaman DOKU dan tidak melewati sistem kami.
• Google: masuk dengan akun Google, bila Anda memilihnya. Kami hanya menerima alamat email dan ID akun Google Anda.
• Layanan notifikasi peramban (Google, Mozilla, Apple, atau Microsoft, sesuai peramban Anda): pengiriman notifikasi perangkat, hanya bila Anda mengaktifkannya. Isi notifikasi dienkripsi.
• Sentry: pelaporan galat aplikasi, bila diaktifkan. Laporan dikonfigurasi untuk membuang email, alamat IP, cookie, dan isi permintaan, tetapi dapat memuat konteks teknis dari bagian kode yang gagal.
• Penyedia pusat data tempat server aplikasi dan basis data kami berjalan.

Sebagian penyedia tersebut dapat memproses data di luar Indonesia. Kami memakai penyedia yang menerapkan pelindungan data yang memadai, dan hanya untuk keperluan di atas.

7. Cookie dan penyimpanan peramban

Kami hanya memakai cookie dan penyimpanan peramban yang diperlukan agar layanan berfungsi:

• Cookie sesi: menjaga Anda tetap masuk, paling lama dua minggu. Akun dengan akses sensitif otomatis keluar setelah tidak aktif beberapa saat.
• Cookie CSRF: melindungi formulir dari permintaan palsu.
• Cookie bahasa: mengingat bahasa pilihan Anda sampai peramban ditutup.
• Cookie pesan: menampilkan pesan singkat setelah Anda menyimpan atau mengirim sesuatu.
• Penyimpanan lokal theme: mengingat pilihan tema terang, gelap, atau sistem.
• Service worker: hanya menyimpan halaman luring; halaman dan data Anda tidak disimpan di perangkat.

Kami tidak memakai cookie iklan atau analitik. Cloudflare dapat memasang cookie teknisnya sendiri untuk keamanan jaringan. Saat Anda keluar, kami meminta peramban menghapus cache dan penyimpanan situs ini.

8. Lama penyimpanan dan penghapusan

Data sekolah disimpan selama sekolah memakai Arkantara. Sekolah menentukan kapan data operasionalnya diarsipkan atau dihapus melalui fitur yang tersedia. Sebagian data dihapus otomatis:

• Log audit: 730 hari.
• Notifikasi yang sudah dibaca: 180 hari.
• Pesan chat yang sudah dihapus pengirimnya: dihapus permanen setelah 365 hari.
• Dokumen yang diarsipkan beserta berkasnya: 1825 hari setelah diarsipkan.
• Berkas ekspor data sekolah: 7 hari setelah dibuat.
• Sesi masuk yang sudah berakhir: dibersihkan setiap hari.
• Akun yang didaftarkan sendiri tetapi tidak dikonfirmasi dalam 24 jam: dinonaktifkan dan alamat emailnya dilepas.

Setelah sekolah berhenti berlangganan, datanya tetap tersimpan dan dapat diekspor selama sekolah belum diarsipkan atau ditangguhkan. Atas permintaan sekolah, data sekolah dapat dikosongkan secara permanen paling cepat 30 hari setelah sekolah diarsipkan: akun dianonimkan, basis data sekolah dikosongkan, dan berkasnya dihapus. Catatan langganan, tagihan, log audit, dan riwayat dukungan tetap kami simpan untuk keperluan hukum dan pembukuan.

Permintaan demo disimpan selama diperlukan untuk menindaklanjutinya, dan Anda dapat meminta penghapusannya kapan saja. Cadangan basis data terenkripsi dirotasi secara berkala, sehingga data yang telah dihapus ikut hilang dari cadangan setelah masa rotasi berakhir.

9. Keamanan

• Seluruh koneksi memakai HTTPS dengan HSTS.
• Data setiap sekolah dipisahkan dalam skema basis data tersendiri, dan berkasnya disimpan di ruang terpisah per sekolah.
• Kata sandi disimpan sebagai hash. Verifikasi dua langkah wajib bagi pengelola platform dan tersedia bagi semua pengguna, begitu pula passkey.
• Kunci verifikasi dua langkah dan kredensial pembayaran sekolah disimpan terenkripsi.
• Berkas privat hanya dapat diunduh setelah izin diperiksa, melalui tautan sementara yang berlaku sangat singkat.
• Percobaan masuk dibatasi, dan formulir publik dilindungi verifikasi anti-bot.
• Log audit tidak dapat diubah atau dihapus, kecuali oleh proses retensi.
• Cadangan basis data dienkripsi.
• Metadata foto, termasuk lokasi pengambilan, dibuang saat foto diunggah.

Untuk keperluan dukungan, pengelola platform dapat masuk sebagai pengguna sekolah. Akses ini mewajibkan konfirmasi kata sandi dan alasan, dibatasi waktunya, dan tercatat di log audit.

Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberi tahu sekolah yang terdampak tanpa penundaan. Untuk data yang kami kendalikan, kami memberi tahu subjek data dan lembaga yang berwenang sesuai ketentuan UU PDP.

10. Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda berhak antara lain untuk:

• mendapatkan informasi tentang pemrosesan data pribadi Anda;
• mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
• memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap;
• meminta penghapusan atau pemusnahan data pribadi Anda;
• menarik persetujuan yang pernah Anda berikan;
• mengajukan keberatan atau meminta pembatasan pemrosesan.

Untuk data yang dikelola sekolah, ajukan permintaan kepada sekolah Anda; kami membantu sekolah memenuhinya. Admin sekolah dapat memperbarui atau menonaktifkan akun dan mengekspor seluruh data sekolah. Untuk data yang kami kendalikan, kirim permintaan melalui kontak operator di bagian akhir halaman ini. Kami memverifikasi identitas Anda lebih dulu dan menanggapi dalam jangka waktu yang ditetapkan UU PDP.

11. Perubahan kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini mengikuti perubahan layanan atau peraturan. Tanggal berlaku di bagian atas halaman menunjukkan versi terbaru. Perubahan penting kami beritahukan kepada sekolah melalui email atau pemberitahuan di aplikasi sebelum berlaku.

12. Hubungi kami

Pertanyaan atau permintaan terkait kebijakan ini dapat dikirim kepada CV Bulung Gadung melalui kontak di bawah. Bila Anda tidak puas dengan tanggapan kami, Anda dapat mengadu kepada lembaga penyelenggara pelindungan data pribadi sesuai UU PDP.